ДА СИ ПОГОВОРИМ ЗА ОЦЕНЯВАНЕТО НА СЛУЖИТЕЛИТЕ В ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ – КОГА, КАК, ЗАЩО?

КАКВИ СА ПРАВАТА И ЗАДЪЛЖЕНИЯТА НИ КАТО ОЦЕНЯВАНИ И КАТО ОЦЕНЯВАЩИ?

СУБЕКТИ ИЛИ ОБЕКТИ СМЕ В ПРОЦЕСА НА ОЦЕНЯВАНЕ?

 “Справедливостта е най-добрата украса на

човешките постъпки.”   Авицена

В администрациите вероятно вече е стартирал процеса по създаване на организация за финалните действия по оценяване изпълнението на служителите както по трудово, така и по служебно правоотношение. Предстои провеждането на заключителните срещи между оценяваните служители и оценяващите ги ръководители.

В тази връзка с настоящата публикация ПОДС има за цел да припомни някои от най-важните моменти от наредбата за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация. Идеята е да бъдем полезни както на служителите в държавната администрация, така и на длъжностните лица, които имат отношение към прилагане на Наредбата за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация (НУРОИСДА). В началото на 2017 г. стартира освен нова календарна година, нова бюджетна година и нова година, в която всички служители в държавната администрация ще трябва да преминат през процедурата на Наредбата за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация (НУРОИСДА).

Настъпи времето на провеждане на заключителните срещи и определяне на годишните оценки на служителите в държавната администрация, съгласно изискванията на чл. 76 от Закона за държавния служител (ЗДСл), чл. 107а, ал. 18 от Кодекса на труда (КТ) и Наредбата за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация (НУРОИСДА).

І. СРОКОВЕ по НУРОИСДА:

• Оценяването на изпълнението на длъжността обхваща периода от 1 януари до 31 декември 2016 г., вкл. За да имате оценка за 2016 г. следва да имате най-малко 6 действително отработени месеца през 2016 г. в съответната администрация по едно правоотношение (само служебно или само трудово). Изпълнението на длъжността включва времето, което действително е отработено от служителя.
• Заключителната среща между оценявания и оценяващия ръководител е от 01.01.2017 г. до 31.01.2017 г., вкл. При отсъствие на оценявания служител или на оценяващия ръководител заключителната среща се провежда в 7-дневен срок след неговото завръщане.
• Изготвянето и съгласуването на индивидуален работен план за 2017 г., попълването и подписването на съответния раздел от формуляра за оценка от оценяващия ръководител и от оценявания се извършват в периода от 1 до 31 януари на 2017 г. на встъпителна среща между оценявания служител и оценяващия ръководител.
• Провеждане на междинни срещи между оценяван и оценяващ ръководител – в периода от 15 юни до 31 юли на съответната календарна година. При отсъствие на оценявания служител или на оценяващия ръководител междинната среща се провежда в 7-дневен срок след неговото завръщане.

ІІ. СУБЕКТИТЕ В ПРОЦЕСА НА ОЦЕНЯВАНЕ СА:

• ОЦЕНЯВАН СЛУЖИТЕЛ
• ОЦЕНЯВАЩ РЪКОВОДИТЕЛ
• КОНТРОЛИРАЩ РЪКОВОДИТЕЛ

Всеки от тези субекти има права и задължения, които следва добронамерено да упражняват и да изпълняват.

1. Права на оценявания служител:

• Право на оценка: при наличие на работен план за 2016 г. и действително отработени най-малко от 6 месеца в една администрация през 2016 г. по едно правоотношение (или само служебно или само трудово)
• На заключителната среща оценяваният представя накратко основните си постижения, възникналите трудности, възможности за подобряване и самооценка за своето изпълнение.
• Право на възражение: в 7 –дневен срок от провеждане на заключителната среща и поставяне на оценка от оценяващия ръководител. За целта е необходимо да се подпише формуляра с дата и да се посочи в раздел „Коментар на оценявания“, че ще се подаде възражение. Служителите, които не са съгласни с дадената им от оценяващия ръководител годишна оценка на изпълнението на длъжността, могат да подадат писмено възражение, в което да посочат мотивите за несъгласието си с оценката съгласно формуляра по приложение № 4 към чл. 23, ал. 1 от НУРОИСДА.
• Право на запознаване с окончателната оценка чрез полагане на подпис и дата върху формуляра.
• Да подаде писмено искане за становище от синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията, ако действа такава в съответната администрация.

2. Задължения на оценявания служител:

• да присъства на заключителната среща, респ. на междинната среща или на встъпителната такава.
• да си направи самооценка по време на заключителната среща.
• всеки оценяван служител е длъжен да подпише формуляра – чл. 20 от НУРОИСДА като положи и дата. Служителите, които не са съгласни с поставената им оценка следва в 7-дневен срок от подписването на формуляра да подадат възражение до контролиращия ръководител, като са длъжни в раздел „Коментар на оценявания“ да запишат, че ще подадат възражение. Пример: „не съм съгласен/съгласна с оценката и ще подам възражение в законовия срок“.
• оценяваният служител се запознава с попълнения от контролиращия ръководител формуляр, като е длъжен да го подпише като положи и дата.

3. Права и задължения на оценяващия ръководител:

• Оценяваният ръководител е длъжен да извърши оценката на изпълнението на длъжността безпристрастно и компетентно въз основа на обективно установими факти и обстоятелства, както и да мотивира писмено своята оценка при наличие на най-малко 6 месеца действително отработени от служителя през 2016 г.
• Преди определянето на годишната оценка на изпълнението оценяващият ръководител може да поиска мнение за работата на оценявания от други служители, които често работят с оценявания и/ или да отчете и наличната информация за мнението на външни потребители относно работата на оценявания (ако има такива).
• Оценяващият ръководител попълва съответния формуляр, подписва го и запознава оценявания със съдържанието му, като оценяваният също е длъжен да подпише формуляра.
• Оценяващият ръководител предава формуляра на контролиращия ръководител след изтичане на 7-дневния срок за възражение.
• Оценяващият ръководител се запознават с попълнения от контролиращия ръководител формуляр, като е длъжен да го подпише.

4. Права и задължения на контролиращия ръководител:

• Контролиращият ръководител преглежда формулярите за оценка, като има право да изиска от оценяващите ръководители допълнителна информация и аргументация за оценките, да поиска допълнително мнение на други служители за работата на оценявания, както и да направи коментар, който да запише в съответния раздел на формуляра за оценка.
• Контролиращият ръководител подписва формуляра за оценка в 7-дневен срок от получаването му, след което в 3-дневен срок го предава в звеното, изпълняващо функции по управление на човешките ресурси.
• Контролиращият ръководител може да потвърди годишната оценка или да я промени с една оценка.
• Оценяващият ръководител и оценяваният се запознават с попълнения от контролиращия ръководител формуляр, като са длъжни да го подпишат.

ІІІ. Кой точно „прави“ оценката и кой „влияе“ върху нея: единствено оценяващ ръководител е този служител който има право да Ви оценява. Контролиращият ръководител е този който може да променя (да  влияе необратимо) оценката да я определя по съответния механизъм с наличие на възражение от оценявания служител или без наличие на възражение.

Оценяващият ръководител, това е ръководителят на когото служителят е пряко подчинен по длъжностно разписание. Оценяващият ръководител попълва съответния формуляр, подписва го и запознава оценявания със съдържанието му, като оценяваният също е длъжен да подпише формуляра. Пример: 1) ако оценявания служителят е в сектор, оценяващ ръководител е началника на сектор, контролиращ е началника на отдела, в чиято структура е сектора, в който работи служителя; 2) ако оценявания служителят е в отдел, оценяващ ръководител е началника на отдела, а контролиращ се явява директора на дирекцията, респ. главния директор на главната дирекция; 3) ако оценявания служителя е в дирекция без отдели, то оценяващ ръководител е директора на дирекцията, а контролиращ ръководител е главния секретар на администрацията; 4) ако оценявания служителят е началник на сектор, оценяващ е началника на отдел в чиято структура е сектора, контролиращ  ръководител е директора на дирекцията в чиято структура е отдела, респ. сектора; 5) ако оценявания служителят е началник на отдел, оценяващ е директора на дирекция/главния директор на главната дирекция в чиято структура се намира отдела, а контролиращ главния секретар на администрацията; 6) ако оценявания служител е директор на дирекция, то оценяващ ръководител е  главния секретар на администрацията, а контролиращ ръководител ръководителя на администрацията – органа на изпълнителна власт; 7) ако оценявания служител е главен секретар, то оценяващ ръководител е ръководителя на администрацията – органа на изпълнителна власт, той е и контролиращ ръководител; хипотеза 7 се отнася и за длъжностите на пряко подчинение на органа на изпълнителна власт като финансови контрольори, служители по сигурност на информацията, ръководители на Инспекторати по чл. 46 от Закона за администрацията, ръководители на звената за вътрешен одит и др. длъжности изрично определени в специален закон; 9) ако оценявания служител е от звено на пряко подчинение на органа на изпълнителната власт, оценяващ ръководител е ръководителя на това звено, а контролиращ е органа на изпълнителната власт – ръководителя на съответната административна структура.

Контролиращ е ръководителят, на когото оценяващият ръководител е непосредствено подчинен.

ІV. Каква е ролята на синдикалните организации?:

Упълномощено лице от синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията има право да преглежда формуляра за оценка на служител, ако той е негов член и е подал писмено искане за становище от синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията.

V. Какво трябва да знаем за да сме подготвени за заключителната среща и за встъпителната среща и да сме активни участници в процеса – субекти, а не обекти?:

1. ЗАКЛЮЧИТЕЛНА СРЕЩА за 2016 г.:

1.1. Заключителната среща между оценявания и оценяващия се провежда в периода от 1 до 31 януари 2017 г. Целта на заключителната среща е да се извърши окончателна оценка на изпълнението за периода от 01.01.2016 г. до 31.12.2016 г. На нея оценяваният представя накратко основните си постижения, възникналите трудности, възможности за подобряване и дава самооценка за своето изпълнение.

Необходимо е, по време на заключителната среща, да се обсъди:

• изпълнени ли са поставените цели в работния план, в каква степен и дали в указания срок;
• степента, в която са постигнати изискванията към изпълнението на преките задължения, в т.ч. спазване на трудовата дисциплина от оценявания служител;
• в каква степен оценяваният е показал компетентностите, необходими за ефективното изпълнение на заеманата длъжност;
• приноса на отделния служител за изпълнението на целите на административното ниво и административната структура като цяло;
• необходимо ли е, и в каква насока обучение и развитие на служителя през следващия период на оценяване.

Компетентностите, които трябва да покажат служителите в държавната администрация, техните определения, поведението, отговарящо на изискванията и съответно неприемливото поведение са посочени в Рамка на компетентностите – Приложение № 1 към чл. 15 от НУРОИСДА.

Заключителната среща следва да се проведе реално – лична присъствена среща.

1.2. Оценяването се извършва от оценяващия ръководител, на когото служителят е пряко подчинен. Контролът върху изготвената оценка се осъществява от контролиращ ръководител, който е непосредственият ръководител на оценяващия ръководител.

Годишните оценки са степенувани предвид чл. 16 от НУРОИСДА, както следва:

• „Изключително изпълнение“
• „Изпълнението надвишава изискванията“
• „Изпълнението напълно отговаря на изискванията“
• „Изпълнението отговаря не напълно на изискванията“
• „Неприемливо изпълнение“

За всяка от посочените оценки наредбата предвижда конкретни основания, с оглед степента на постигане на целите от индивидуалния работен план и възложените и изпълнените задачи и на показаните компетентности.

Годишните оценки нямат цифрово изражение, поради което оценяващият ръководител следва да изписва точно словесното наименование на оценките.

Оценяващият е длъжен да извърши оценка на изпълнението безпристрастно, компетентно, въз основа на обективно  установими факти и обстоятелства, както и да мотивира писмено определената оценка /съгласно чл.18, ал.1 от Наредбата/

1.3. Оценяващият ръководител задължително следва да изложи в раздел 3. „Годишна оценка на изпълнението“ от формуляра за оценка конкретни основания (да мотивира оценката си), с оглед степента на постигане на целите от индивидуалния работен план, от възложените и изпълнени задачи и показаните компетентности и постигнатите резултати, като се използват следните формуляри:

• за висшите държавни служители, служителите на ръководни длъжности и на експертни длъжности с аналитични и/или контролни функции – по образец съгласно Приложение № 2 към чл. 19, ал. 1, т. 1 от НУРОИСДА.
• за служителите на експертни длъжности със спомагателни функции и на технически длъжности – по образец съгласно Приложение № 3 към чл. 19, ал. 1, т. 2 от НУРОИСДА.

След приключване на заключителната среща, оценяващият ръководител следва надлежно да оформи формуляра за оценка с всички необходими реквизити (коментари, подписи, дати). Всеки оценяван служител е длъжен да подпише формуляра – чл. 20 от НУРОИСДА. Служителите, които не са съгласни с поставената им оценка в 7-дневен срок от подписването на формуляра   подават възражение    до контролиращия ръководител, като са длъжни в раздел „Коментар на оценявания“ да запишат, че ще подадат възражение. Пример: „не съм съгласен/съгласна с оценката ще подам възражение в законовия срок с формуляр по образец“

В резултат на това действие контролиращия ръководител потвърждава или променя оценката.

След изтичане на седемдневния срок за възражение, формулярът за оценка се предава на контролиращия ръководител за коментар и подпис. Контролиращият ръководител може да потвърди годишната оценка, да я повиши или да я понижи с една оценка. Решението на контролиращия ръководител е окончателно. Оценяващият ръководител и оценяваният се запознават с попълнения формуляр от контролиращия ръководител и са длъжни да го подпишат.

При отсъствие на оценявания служител или оценяващия ръководител, заключителната среща се провежда в 7-дневен срок след неговото завръщане.

Съгласно чл. 7, ал. 3 от НУРОИСДА при прекратяване на служебното или трудово правоотношение служителят задължително се оценява преди напускането, ако има действително отработени най-малко 6 месеца за съответната година.

Важно: На новопостъпилите служители в държавната администрация трябва да се изготвят и съгласуват работните планове в срок от 30 дни след назначаването или преназначаването им, независимо дали същите подлежат на оценяване за съответната календарна година.

2. ВСТЪПИТЕЛНА СРЕЩА за 2017 г.

2.1. Предстои изготвянето на работни планове на служителите за периода 01.01.2017 г. – 31.12.2017 г., в срок до 31 януари 2017 г. Същите следва да се разработят съвместно от оценяващ ръководител и от оценяван служител и да се обвържат с годишния работен план на административното звено за 2017 г., в която работи съответния служител, респ. на администрацията.

2.2 При изготвянето и съгласуването на индивидуалните работни планове за служителите на ръководни длъжности и на експертни длъжности с аналитични и/или контролни функции (това са служителите по служебно правоотношение) се отчитат основната цел, преките задължения, управляваните ресурси и компетентностите, определени в длъжностната характеристика, като стриктно се спазват следните изисквания:

• Целите да произтичат от целите на администрацията и на административното звено в което работи служителя, да отразяват приоритетите на звеното и администрацията за периода 01.01.2017 г. – 31.12.2017 г.
• Да са определени реалистични срокове и изисквания/критерии за изпълнението на целите.
• Броят на целите не трябва да надвишава 7.

Попълва се Индивидуален работен план от Формуляра за оценка – Приложение № 2 към чл. 19, ал. 1, т. 1 от НУРОИСДА.

2.3. Обобщаването на преките задължения и/или възлагане на конкретни задачи на служителите на експертни длъжности със спомагателни функции и на технически длъжности (това са служителите по трудово правоотношение) се извършват като се отчитат основната цел, преките задължения, управляваните ресурси и компетентностите, определени в длъжностната характеристика.

Попълва се Обобщение на преките задължения и/или конкретни задачи от Формуляр за оценка – Приложение № 3 към чл. 19, ал. 1, т. 2 от НУРОИСДА.

2.4. При невъзможност да се постигне съгласие по индивидуалния работен план между оценяващия ръководител и оценявания той се определя от оценяващия ръководител.

VІ. Съвети да се внимава при оценката:

• Задължително разполагайте с копие от Вашия формуляр, който съдържа целите Ви, той е вашия пътеводител през съответната година, по него ще Ви оценяват и е важно да сте информирани и активни.
• Изисквайте с Вас да се провежда реална заключителна, междинна или встъпителна среща!!!
• Подгответе се за срещата, дори нахвърляйте бележки за постиженията си, за важните задачи, които сте изпълнили, ако звеното Ви има отчет за съответната календарна година – запознайте се с него, така ще имате повече информация къде намирате Вашите резултати и с какво сте спомогнали за постигане на целите на звеното в което работите и на администрацията като цяло.
• Не подписвайте празни формуляри или такива които не съдържат всички необходими реквизити или части от формуляри.
• Не подписвайте със задна дата формуляри, защото оценяващият ръководител не е имал време, за да проведе своевременно срещите си.
• Изисквайте оценката Ви да се мотивира, търсете активна обратна връзка.
• Бъдете добронамерени и учтиви с Вашите ръководители, подгответе се за срещите, фокусирайте се върху вашите постижения или затруднения, не оценявайте чуждата работа, не се сравнявайте с останалите си колеги. Споделете готовността си за кариерно развитие и/или израстване. Бъдете толерантни.
• Бъдете активни при определяне на целите си за 2017 г., изисквайте да Ви се дадат критерии за тяхното изпълнение и да се споделят с Вас критериите по които ще Ви оценяват – какво разбира оценяващият ръководител под срочна задача, а под важна, какъв е критерия за пълнота на изложението, какво означава понятието „обща задача“, какви са критериите за качество и др. подобни.

VІІ. Има ли предимствата да има секция на синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията , точно заради оценките?:

Съгласно чл. 44 от Закона за държавния служител, държавните служители имат право свободно да образуват синдикални организации, да встъпват и да прекратяват членството си в тях, като се съобразяват само с техните устави. Синдикалните организации на държавните служители имат право да приемат свои устави и правила за работа, както и да избират свои органи и представители. Синдикалните организации представляват и защитават интересите на държавните служители пред държавните органи по въпросите на служебните и осигурителните отношения чрез предложения, искания и участие в подготовката на проекти за вътрешни правилници и наредби, които се отнасят до служебните отношения.

Законодателят е предвидил синдикалните организации на държавните служители да придобиват качеството на юридическо лице след вписването по реда, установен за вписване на сдруженията с нестопанска цел.

Държавните органи съдействат на синдикалните организации за осъществяване на тяхната дейност, като им предоставят безвъзмездно помещения и други материални условия за изпълнение на техните функции.

Със споразумение между синдикалните организации на държавните служители и Министерския съвет се уреждат структурата, обхватът и формите на сътрудничество. Процедурата за сключването на споразумението и критериите към синдикалните организации се определят с наредба на Министерския съвет, която все още не е приета.

Съгласно действащата в момента НУРОИСДА, упълномощено лице от синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията има право да преглежда формуляра за оценка на служител, ако той е негов член и е подал писмено искане за становище от синдикалната организация на работниците и служителите в администрацията.

Попълнените и подписани формуляри за оценка на изпълнението на длъжността се съхраняват в личните досиета на служителите. Формулярите могат да бъда попълнени, подписани и съхранени и като електронен документ, при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис.

VІІІ. Кой осигурява технически и методологично провеждането на оценяването на изпълнението на длъжностите в държавната администрация?: служителя по управление на човешките ресурси или звеното с такива функции в съответната администрация. Те имат координираща функция, но не са страна в процеса по НУРОИСДА и не могат, а и не следва да участват в определянето на конкретните оценки на служителите в държавната администрация!!!

ПРОФЕСИОНАЛНО ОБЕДИНЕНИЕ НА ДЪРЖАВНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ